Passo a passo para troca de ERP

A escolha, transição e implantação de um novo sistema ERP é uma etapa crucial e desafiadora para muitas empresas.

Quando uma organização decide mudar seu sistema de gestão empresarial, seja por motivos de obsolescência tecnológica, busca por maior eficiência ou outras necessidades específicas, uma série de obstáculos pode surgir ao longo desse processo.

Por isso, preparamos esse conteúdo, para pontuar os principais desafios que as empresas enfrentam ao trocar de ERP, elencando também a importância de planejamento estratégico, gerenciamento de mudanças e seleção criteriosa de fornecedores para garantir uma transição bem-sucedida e minimizar os impactos negativos nas operações do negócio.

A modernização do ERP está entre as TOP 5 iniciativas de TI das empresas com mais de 100 funcionários, segundo a IDC Predictions Brazil 2021

O ERP vem assumindo um papel importante na transformação digital das empresas, que devem alocar boa parte dos seus investimentos na contratação ou renovação do ERP, no qual ocupará o centro de sua estrutura digital, de acordo com a 33ª pesquisa do uso de TI nas empresas 2022 da FGV com dados do Gartner

O que é um ERP?

Primeiramente, vamos recapitular de forma breve e resumida o que é ERP.

A definição da sigla vem da língua inglesa “Enterprise Resource Planning” que, traduzido para o português, significa Planejamento de Recursos Empresariais.

Os softwares modernos de ERP possuem recursos para gerir de forma integrada e inteligente todos os aspectos estratégicos, gerenciais e operacionais das empresas.

Dentre os principais benefícios do ERP estão:

✅ Automação e otimização de processos

✅ Maior agilidade nas tomadas de decisões

✅ Aumento das vendas

✅ Maior competitividade

✅ Análise e acompanhamento da rentabilidade

✅ Gestão financeira

Para entender melhor sobre o que é ERP, confira o guia completo >

Qual o momento certo para mudar de ERP?

Grande parte dos gestores relatou falta de tempo, mão de obra ou recurso para fazer uma atualização do sistema ERP, acreditando que “a hora certa” para mudar de ERP vai chegar de forma espontânea.

A verdade é que, no mundo corporativo, para que os resultados aconteçam, é preciso ficar atento aos sinais e entrar em ação o mais rápido possível.

Confira alguns sinais que indicam a necessidade de mudar ou atualizar o ERP da sua empresa:

Dificuldade de integração com outras ferramentas

Se o seu ERP não consegue se integrar facilmente com outras ferramentas e sistemas utilizados pela sua empresa, isso pode prejudicar a eficiência e a visibilidade das operações.

Trocar de ERP é um processo significativo que requer planejamento cuidadoso, migração de dados e treinamento dos funcionários. Portanto, é importante garantir que a mudança seja justificada e traga valor para o seu negócio.

A dinâmica da empresa está mudando

Hoje em dia (principalmente após a pandemia) grande parte das empresas passaram a adotar os escritórios híbridos, misturando trabalho remoto e presencial.

Por isso, operar com um modelo de negócios ou com um ERP que depende de um escritório centralizado simplesmente não é mais viável e poderá causar problemas sérios para a empresa no futuro.

A capacidade do ERP não está acompanhando o crescimento da empresa

Sua empresa cresceu e, consequentemente, os processos mudaram e seu sistema atual de gestão não consegue acompanhar as novas demandas ou não oferece os recursos necessários para gerenciar operações específicas.

Se o seu ERP atual não estiver mais atendendo às necessidades da sua empresa de forma eficiente e estiver se tornando cada vez mais difícil de usar, isso pode ser um sinal de que é hora de buscar uma solução mais adequada.

A falta de acesso a informações

Informação é um dos bens mais valiosos de qualquer empresa, independentemente do nicho ou do porte. Por isso, se os profissionais estão tendo que fazer um trabalho de "minerador" e cavar para conseguirem extrair dados atualizados, alguma coisa está errada.

Um ERP atualizado permite que os colaboradores acessem informações cruciais de qualquer local e momento, melhorando a acuracidade das decisões estratégicas e capacidade de resolução de problemas.

Como escolher o ERP ideal?

Antes de trocar de ERP, é preciso entender qual o ERP ideal para a sua empresa.

Com as várias opções disponíveis no mercado, é essencial compreender as características e os critérios que devem ser levados em conta para tomar uma decisão assertiva. A escolha do ERP ideal não é apenas uma questão de funcionalidade técnica, mas também de como o sistema se integra às operações e aos objetivos da empresa.

Veja abaixo os principais aspectos para levar em consideração na hora de trocar de ERP:

01. Avaliar as necessidades e os objetivos da organização

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É fundamental entender as necessidades e os objetivos da empresa antes de procurar a opção ideal de ERP.

Por isso, é essencial analisar os processos internos, identificar áreas problemáticas e definir claramente o que a organização espera alcançar com a implementação do sistema. Isso ajuda a direcionar melhor a busca e a avaliar as soluções de acordo com as prioridades.

02. Entender se o fornecedor é confiável

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Optar por um fornecedor de ERP renomado e confiável é um fator primordial. Por isso, é preciso pesquisar sobre a reputação da empresa, sua experiência no mercado e o suporte pós-implementação oferecido. Além disso, também é necessário verificar se o fornecedor tem um histórico de sucesso com outras organizações.

03. Conferir sobre a escalabilidade do sistema

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É fundamental a certificação de que o ERP escolhido seja escalável para acompanhar o crescimento da empresa. À medida que os negócios se expandem, o sistema precisa se adaptar sem comprometer o desempenho. Um sistema escalável evita a necessidade de substituição por outro em um curto período de tempo.

04. Verificar a possibilidade de personalização e flexibilidade

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Cada empresa tem suas próprias particularidades. Por isso, é essencial verificar se o ERP permite personalizações que atendam às necessidades específicas do negócio. Flexibilidade também é fundamental, pois a organização precisa ter a capacidade de adaptar o sistema conforme as mudanças de requisitos e os objetivos ao longo do tempo.

05. Confirmar se tem compatibilidade com dispositivos e integrações

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É importante garantir que o ERP seja compatível com os dispositivos que a equipe utiliza, incluindo computadores, tablets e smartphones. Além disso, o sistema precisa ser facilmente integrado a outras ferramentas e softwares que já são utilizados, como sistemas de CRM ou aplicativos de produtividade.

06. Garantir que o sistema oferece recursos de análise e relatórios

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A capacidade de gerar relatórios personalizados e análises é essencial para a tomada de decisões assertivas no dia a dia. Por isso, a empresa precisa se certificar de que o ERP oferece recursos robustos de análise de dados para acompanhar todo o desempenho, identificar tendências e detectar áreas que precisam de melhorias.

07. Certificar-se sobre segurança e conformidade

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A segurança dos dados é primordial e o ERP precisa oferecer medidas robustas de segurança para proteger as informações confidenciais da empresa. Além disso, se a organização é regulamentada, é necessário verificar se o sistema está em conformidade com as regulamentações específicas do setor.

08. Analisar suporte técnico e atualizações

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O suporte técnico é fundamental após a implementação e o fornecedor deve oferecer um suporte eficiente e confiável para solucionar problemas e responder a perguntas. Além disso, o ERP precisa receber atualizações regulares para se manter em dia com as últimas tecnologias e tendências.

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Passo a passo para não errar na hora de mudar de ERP

Passo 1: Crie uma lista com os fornecedores de ERP que mais se adequam ao seu negócio

Depois de avaliar diversos modelos de ERP no mercado e levar em consideração fatores como funcionalidade, reputação, preço e suporte, é necessário restringir as opções a uma lista de, no máximo, 5.

Todas as opções devem receber uma descrição detalhada, incluindo informações relacionadas ao orçamento disponível da empresa, os requisitos necessários para implantação, os desejos a serem alcançados, as necessidades a serem supridas e os prazos a serem cumpridos.

Passo 2: Escolha o modelo de ERP

Nesta etapa, você deve examinar com muito cuidado e cautela as propostas dos modelos listados na fase acima.

Eles estão levando em consideração seu orçamento? Eles realmente atenderão aos seus objetivos? A partir dessas respostas já é possível decidir qual deles você acredita ser a melhor escolha para você.

Para ajudar nesse processo, baixe a nossa RFP >

Passo 3: Reúna a equipe e os profissionais adequados

Chegou a hora de reunir a equipe que supervisionará o processo de atualização do ERP. É fundamental que todos os membros tenham acesso ao itinerário do projeto para que compreendam com plenitude as mudanças e benefícios que estão sendo implementados.

São esses profissionais que serão responsáveis pelo contato diário com a empresa provedora de soluções integradas de gestão corporativa (ERP).

Além disso, tenha um plano de migração de dados sólido para transferir informações do sistema antigo para o novo. Isso inclui a limpeza e a transformação de dados, bem como a validação após a migração.

Planeje e implemente um programa de treinamento abrangente para garantir que os funcionários saibam como usar o novo ERP efetivamente. Isso ajuda a reduzir erros causados pela falta de familiaridade com o novo sistema.

Passo 4: Execute o plano, faça testes rigorosos e monitore de perto o novo ERP

Você concordou com um plano de implementação da provedora do ERP? A plataforma se adapta ao modo de trabalho do seu negócio? Ela identifica os GAPs em sua gestão de processos e fornece orientações práticas para a melhoria contínua e gradativa do seu negócio? Se todas as respostas forem positivas, então é hora de implantar o novo ERP!

Lembre-se de realizar testes rigorosos do novo ERP em um ambiente controlado antes da implantação completa. Isso inclui testes de funcionalidade, integração e desempenho.

Além de considerar implantar o novo ERP em fases ou iniciar com um piloto em uma área específica da empresa. Isso permite que você identifique e corrija problemas antes da implantação completa.

Após a implantação, monitore de perto o desempenho do novo ERP. Realize avaliações periódicas para identificar melhorias e garantir que ele continue a atender às necessidades da empresa.

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