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boas práticas para gestão de estoque

Saiba o que pode determinar o lucro ou prejuízo na sua empresa

SUMÁRIO

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INTRODUÇÃO

Já aconteceu de você planejar um almoço para receber amigos, comprar todos os ingredientes, colocar a cerveja para gelar e, após colocar todas as panelas no fogão, ficar sem gás? Aí é um tal de ligar correndo na distribuidora, esperar minutos ou horas e ter que recomeçar? 

Alguns pratos, tudo bem. Outros vão desandar. O planejamento foi bacana, mas sem o gás, que é um item essencial, era uma vez seu almoço. Bem que botijão de gás poderia ter um indicador mostrando para a gente a quantidade disponível, mas não tem.

Essa história serve para explicar, de forma simples, o que acontece com a falta de acompanhamento dos indicadores relacionados ao estoque de uma empresa. Se não for informado sobre a entrada de um grande pedido, que demandará dezenas dessa mesma peça, será desastre na certa.    

"Você pode ter um planejamento de produção excelente, mas se não tiver informações que indicam que uma peça fundamental está em falta, já era." 

Deixar de acompanhar os indicadores do seu estoque atrapalha seu negócio. É preciso registrar tudo que entra e sai. Antecipar ou postergar compra de matéria prima, controlar data de validade, buscar melhores negociações: com indicadores é possível enxergar e tomar decisões sobre o melhor momento de atualizar estoques. O uso da tecnologia contribui para que eles sejam gerados em tempo real e com assertividade.

VALOR DOS INDICADORES

A gestão de estoques envolve o controle de diferentes variáveis do sistema produtivo, independente da empresa ser pequena, média ou grande. Trata-se de uma prática gerencial aplicável no comércio, na indústria, no setor de serviços e no agronegócio. É preciso identificar, classificar e contabilizar todos os itens que entram e saem do estoque, além de monitorar vários outros indicadores:

Qualquer desequilíbrio interfere na saúde financeira da empresa, podendo significar lucro ou prejuízo, ganho ou perda de posições no mercado. Em um cenário dinâmico e competitivo, a sobrevivência e, principalmente, o crescimento das empresas dependem do controle das informações relativas a todos esses processos, com dados apurados corretamente, de maneira integrada e em tempo real. Com isso, gestores conseguem tomar decisões mais assertivas e estratégicas.

AUTOMATIZAÇÃO DA GESTÃO DE ESTOQUES

Na medida em que as empresas ficam maiores e com processos mais complexos, é importante adotar práticas de gestão que automatizem processos repetitivos. Isso contribui para o acompanhamento em tempo real de indicadores chave. Controles manuais ou planilhas simples podem induzir ao erro ou atrasar decisões.

Exemplos práticos dos impactos da falta de indicadores: 

PRAZO DE VALIDADE VENCIDO

Sabe aquelas notícias sobre perda de vacinas e medicamentos, por estarem vencidas? Houve falha no controle de estoques, onde os produtos que entram primeiro, devem sair primeiro. O cadastro em um sistema de gestão inclui informações completas, como data de validade e prazo limite em que determinado item precisa girar. 

CUSTO ELEVADO DE ESTOCAGEM

Sem analisar os dados, uma empresa decide comprar um volume muito grande de determinado insumo, porque a oferta do fornecedor foi  muito boa. De repente, a empresa resolve priorizar outra linha de produção e aquele item, adquirido em uma quantidade maior que a necessária, vai ocupar uma área de armazenamento cara, que poderia atender a outros interesses. 

AUTOMATIZAR ESTÁ AO ALCANCE DE QUALQUER EMPRESA

Automatizar a gestão de estoques beneficia empresas de todos os portes e segmentos. Indústria, comércio, serviços e agronegócio precisam acompanhar em tempo real seus volumes estocados e necessidades de produção, além da demanda do mercado e nível de serviço. A ruptura pode levar à perda de negócios e clientes. O excesso de compras pode levar ao desequilíbrio financeiro.   

"Não se trata mais de ter ou não ter o produto armazenado. Mas de saber qual produto tem maior rentabilidade, qual tem maior giro, o ponto de ruptura de cada um, quando precisa estar disponível para o consumidor, qual tipo de consumidor precisa de qual tipo de produto e em que lugar. Com toda a diversidade, dinamicidade do mercado e a profusão de marcas, tornou-se impossível acompanhar todos os indicadores com a ajuda da memória, de anotações e planilhas. É preciso contar com um sistema inteligente e eficiente para fazer esse trabalho de forma ágil e eficaz”  

Marco Salvo, consultor com mais de 25 anos de experiência em soluções de gestão empresarial e tecnologia.

Quando se fala em tecnologia para a gestão de matérias primas e produtos, uma das soluções mais completas é o ERP (Entreprise Resource Planning), que proporciona uma gestão de alta performance, permitindo integrar, agilizar e automatizar processos, informações e fluxos de trabalho dentro de uma empresa. É uma ferramenta que contribui para controlar processos e reunir todas as informações, em tempo real e com fácil acesso.

Combinado a um sistema de Business Intelligence, o ERP fortalece ainda mais a tomada de decisão. Trata-se da capacidade que um sistema tem de reunir uma grande quantidade de informações e dados, analisar e entregar cruzamentos e análises seguras e estratégicas para a tomada de decisões. Quando combinado a bases de dados, análises históricas e informações de mercado, ajuda a prever cenários e gera alertas para oportunidades ou ameaças.  

COMO O ERP AJUDA A SUA EMPRESA

Quem gerencia estoques, normalmente precisa responder a várias perguntas em seu dia a dia:  

"O que preciso comprar hoje, amanhã, esse mês?"

"Como está o estoque de cada item?"

"Quais os prazos de validade?"

"Quando cada item precisa estar disponível e para quem?"

"O que é mais lucrativo?"

"O que está girando mais?" 

"Que espaço preciso disponibilizar para estocar matéria prima e produto final?"

Com o ERP, essas perguntas correspondem a indicadores e cada processo é monitorado de forma contínua, com cruzamentos, análises e notificações preditivas. O sistema emite alertas, orienta e indica necessidades de novas compras ou de manutenção de itens em estoque. Com isso, a empresa passa a ter capacidade real de se preparar adequadamente para atender a demanda e fazer de forma mais segura o seu investimento, sem desperdício de capital.    

Pequenas e médias empresas americanas que utilizam um sistema de gestão empresarial obtém resultados expressivos na sua performance, em comparação com empresas que não utilizam a tecnologia, diz pesquisa realizada pela IDG Research Services. De acordo com os dados da pesquisa, quem usa tecnologia tem:

- Crescimento 35% mais rápido

- Produtividade 10% maior

- Quatro vezes mais probabilidade de otimização de estoque;  

- Aumento de 5% nas vendas de novos produtos; 

- 2,2% mais rentabilidade com business intelligence  

- Vendem 3% a mais para novos clientes.  

Principais benefícios do ERP no Gerenciamento de Estoque

Um sistema de gestão integrado permite um Raio X completo da empresa e impacta diretamente na tomada de decisões, destaca o consultor de sucesso do cliente da Sankhya, Alan Guerra. “A integração de permite enxergar a realidade do estoque no que diz respeito a todos os dados. Informações integradas ajudam a tomar decisões e geram diferencial em relação à concorrência”, reforça Alan.    

1.

Eficiência operacional com sistema totalmente integrado  

2.

Mais autonomia e controle de todos os processos 

3.

Gestão de dados para tomada de decisão mais precisa e informações disponíveis em tempo real   

4.

Ferramentas para melhor precificação

5.

Mais eficiência no momento de compras  

6.

Melhor controle de custos e investimentos  

7.

Controles adequados em relação à tributação/legislação  

8.

Melhor posicionamento no mercado, com empresa automatizada 

9.

Otimização da saúde financeira da empresa. 

Gestão de estoque é simples e necessária

A resistência de gestores e administradores de estoque muitas vezes decorrem da falta de informações. Por isso, é preciso desmitificar algumas crenças relacionadas ao uso da tecnologia:

Objeção 1

Minha empresa controla tudo com planilhas!

- Processos e controles manuais podem funcionar, mas demandam tempo, geram custos, são sujeitos a erros e não respondem às reais necessidades de performance das empresas.     

Objeção 2

Investir em tecnologia é caro!

- Durante a pandemia, as empresas investiram em digitalização e perceberam que valeu a pena. O custo-benefício foi positivo e os sistemas têm se tornado cada vez mais acessíveis. Empresas melhoraram performance, reduziram custos, desperdícios e erros. ERP traz retorno rápido e verificável.      

Objeção 3

São sistemas sofisticados, meu pessoal de fábrica não vai saber usar!

- As pessoas já estão inseridas na realidade tecnológica em suas próprias realidades – celular, redes sociais, compras online etc. – e podem ser capacitadas. Os sistemas são amigáveis e com interfaces cada vez mais intuitivas.         

Funcionalidades do ERP para a gestão de estoque 

O ERP não aponta simplesmente que o produto zerou ou está sobrando no estoque. Ele sinaliza o momento correto para novas compras para que não falte o produto ou que não ocorra desperdício com excessos. O sistema de gestão eficiente dá à empresa o controle sobre todo o processo, o que faz toda a diferença nas tomadas de decisão.

O que mais o ERP faz pela empresa:

Metodologias de gerenciamento de estoque

Agora que já conhecemos o grande diferencial e as funcionalidades do ERP para gestão de estoque, vamos entender melhor as metodologias usadas e como elas podem impactar de forma positiva na performance da sua empresa.

Ponto de pedido

Indica o momento exato para emissão do novo pedido. É calculado automaticamente pelo ERP, a partir dos seguintes indicadores:   

Consumo médio X tempo de reposição ou lead time do fornecedor + Estoque mínimo  

É daí que temos a quantidade exata de um produto que, quando atingida no estoque, gera automaticamente uma nova ordem de compra. O processo é automatizado pelo sistema, com o cruzamento de variáveis importantes como o lead time (tempo de entrega do fornecedor), estoque mínimo de segurança e a média de consumo, levando em conta inclusive o efeito sazonalidade.  

Giro de Estoque ou Rotatividade

Fator determinante na redução de riscos, perdas, desabastecimento e, principalmente, desperdício de recursos que possam impactar diretamente na saúde financeira. É preciso ter um controle eficiente entre a necessidade mínima e segura de compra capaz de manter o estoque disponível, sem o risco de perder venda ou de excesso, que também pode levar a prejuízos por inúmeros motivos – produto encalha, estraga, prazo de validade vence, avarias.  

Sem esse equilíbrio inteligente, a empresa pode “empatar” capital de giro no estoque e correr um grande risco, já que o dinheiro empregado para estocar produtos é exatamente o capital de giro.   

Curva ABC

Considera a importância relativa de cada item, ou seja, seu custo-benefício e sua rentabilidade. Na gestão de estoque, a classificação ABC, baseada no princípio de Pareto, demonstra que cerca de 20% dos produtos representam quase 80% do capital investido no estoque. Por isso, exige atenção e é considerada como uma verdadeira “bússola” por muitos gestores para a tomada de decisões.

São inúmeros dados e cruzamentos, em tempo real, que só são possíveis de serem feitos por meio de um software de gestão. Isso porque o sistema já dispõe de fórmulas matemáticas e cálculos estatísticos padronizados que podem ser aplicados a partir dos dados inseridos automaticamente.    

Inventário

A padronização no cadastramento dos produtos no sistema de gestão de estoque, aliada a tecnologias de rastreio como RFID, código de barras e outros, permite monitorar a movimentação de cada produto dentro da empresa e ainda obter informações adicionais, como prazo de validade, custo etc. No final, você tem acesso a um inventário totalmente automatizado, sem erros e com informações atualizadas e em tempo real.

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Com o ERP você consegue automatizar inúmeras tarefas, cruzar dados de diversos setores e ter uma eficiência muito maior na gestão da sua empresa, tomando decisões acertadas que ajudam a economizar, melhorar o atendimento ao seu cliente e a lucratividade do seu negócio, diferenciando-o da concorrência.   

Então, agora conheça a solução da Sankhya. Com diferentes módulos, nosso ERP permite controlar todas as áreas da organização, garantindo uma gestão eficiente do estoque, dos processos logísticos, do setor financeiro e de muitos outros – tudo com o auxílio da inteligência artificial, gerando relatórios precisos e atualizados. 

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